Alguses kirjas väljendasid kahetsust. Kasutage viisakas vormis sobib äri tähed nagu "Me vabandame ebamugavuste ...". Ei ole vaja minna põhjuseid, miks te tühistada ametisse, sest sa ei pea vastaspool neid asju. Sobivad kasutada väljendit "asjaolude tõttu väljaspool meie kontrolli ...", "pidades silmas praegust olukorda turul."
Soovita vastaspoole ajatada teise sobival ajal. See on kõige parem siis teadke, et olete valmis kaaluma selle poolest, koha ja aja kokku. Kui tagasilükkamise koosolekul tingitud asjaolust, et vahel oma organisatsioonide põhimõtteliselt puhul ei saa teatada, et sa oled kindel, et viidata organisatsiooni kui ka lähemas tulevikus, peate oma teenuseid. Ärge kirjutage, et "firma ei ole kohustatud kauba Antud kategoorias" või "meie konkurendid odavam," see on ebaviisakas. Lõpeta kirja soove heaolu äri kirjutada. Kindlasti pange kuupäev kirjalikult.
Saada kiri faksi või elektronposti teel. Ole kindlasti vaadata, kui see toimetatakse saajale. Helista vastaspoole küsida, kas kirja tuli ja taas vabandust selle eest, et koosolek ei toimu.